Näin voitat ensimmäisen tarjouskilpailusi: käytännön opas

Kokeneet tarjoajat hylkäävät suurimman osan näkemistään kilpailuista heti. Käytä kymmenen minuuttia ja vastaa kolmeen kysymykseen: Täytätkö pakolliset soveltuvuusvaatimukset (liikevaihto, referenssit, sertifikaatit)? Onko sinulla realistinen mahdollisuus voittaa ilmoitetuilla vertailuperusteilla? Onko sopimus sinulle oikeasti kannattava sillä hintatasolla, jolla se todennäköisesti ratkeaa?

Jos vastaus johonkin on ei, siirry seuraavaan. Huonoin lopputulos ei ole hävitty kilpailu vaan voitettu sopimus, jota et pysty toimittamaan kannattavasti. Tarjouksen tekeminen maksaa aina työaikaa, joten kohdista se kilpailuihin joissa sinulla on aito etu.

Tarjouspyyntö on luonnos tulevasta sopimuksesta. Lue se kynän kanssa ja poimi kolme listaa: pakolliset vaatimukset (mitä ilman tarjous hylätään), pisteytettävät asiat (mistä voitto ratkeaa) ja toimitusehdot (mihin sitoudut). Tee itsellesi tarkistuslista jokaisesta pyydetystä liitteestä ja lomakkeesta.

Jos jokin kohta on epäselvä, kysy. Kysymysajan käyttäminen ei ole heikkouden merkki, ja vastaukset julkaistaan kaikille tarjoajille. Moni kilpailu ratkeaa siihen, että joku tarjoaja ymmärsi epäselvän vaatimuksen väärin.

Arvioija käy läpi kymmeniä tarjouksia. Tee hänen työstään helppoa: vastaa kysymyksiin samassa järjestyksessä kuin ne on kysytty, käytä samoja otsikoita kuin tarjouspyynnössä ja vastaa juuri siihen mitä kysytään, ei siihen mitä haluaisit kertoa. Ylimääräinen markkinointiteksti ei tuo pisteitä, mutta hukkaa arvioijan aikaa ja hämärtää vastaustasi.

Referenssit kannattaa kuvata tuloksina, ei tehtävälistoina. "Toimitimme varastonhallintajärjestelmän, joka lyhensi keräilyaikaa" kertoo enemmän kuin "vastasimme järjestelmän toimituksesta". Jos referenssejä on vähän, kuvaa ne harvat kunnolla ja rehellisesti.

Selvitä pisteytysmalli ennen hinnan asettamista. Jos hinnan painoarvo on 40 prosenttia ja laadun 60, hyvä laatuvastaus antaa sinulle hinnoitteluvaraa. Laske myös oma kustannuksesi realistisesti koko sopimuskaudelle: monivuotisessa sopimuksessa indeksiehdot ja volyymiarviot ratkaisevat kannattavuuden.

Muista että hävitystä kilpailusta saa arvokasta tietoa. Hankintapäätöksestä näet voittajan hinnan ja pisteet. Kerää nämä talteen: muutaman kilpailun jälkeen tiedät markkinasi hintatason paremmin kuin useimmat kilpailijasi.

Suurin ero satunnaisen ja menestyvän tarjoajan välillä on järjestelmällisyys. Pidä vakiomateriaalit valmiina: yritysesittely, referenssikuvaukset, todistukset ja sertifikaatit yhdessä paikassa, ajan tasalla. Silloin tarjouksen tekeminen on kokoamista, ei joka kerta alusta aloittamista.

Toinen puoli on seulonta: sinun pitää nähdä oikeat kilpailut ajoissa. AURE:n markkinaskanneri seuloo julkiset tarjouskilpailut yritysprofiiliasi vasten ja kertoo tekoälyanalyysillä, missä sinulla on todellinen mahdollisuus. Hälytykset ovat maksuttomia, joten seula kannattaa laittaa päälle vaikka tarjoaisit vasta ensi vuonna.