ESPD-lomake: mikä se on ja miten se täytetään oikein

Suomessa ESPD täytetään useimmiten suoraan Hilma-palvelussa tai hankintayksikön kilpailutusjärjestelmässä, johon tarjouspyyntö on liitetty. Hankintayksikkö on tällöin valmiiksi rajannut, mitkä kohdat sinun pitää täyttää. Lue silti tarjouspyyntö ensin: se kertoo, mitä vaatimuksia ESPD-kohdat tarkoittavat juuri tässä hankinnassa.

Jos täytät saman lomakkeen useaan kilpailuun, säilytä täytetty versio. Iso osa tiedoista, kuten yrityksen perustiedot ja poissulkemisperusteita koskevat vastaukset, pysyy samana kilpailusta toiseen.

ESPD jakautuu osiin, joista tarjoajan täytettäväksi tulevat yleensä osat II-IV ja VI.

• Osa II: tiedot yrityksestä, edustajista ja siitä, nojaako tarjoaja muiden yritysten voimavaroihin tai käyttääkö se alihankkijoita.
• Osa III: poissulkemisperusteet, kuten tietyt rikostuomiot sekä verojen ja sosiaaliturvamaksujen laiminlyönnit. Valtaosalla yrityksistä vastaus kaikkiin on ei.
• Osa IV: soveltuvuusvaatimukset, kuten liikevaihto, referenssit ja laatu- tai ympäristöjärjestelmät. Tämä on osa, jossa virheet yleensä tapahtuvat.
• Osa VI: allekirjoitus ja vakuutus siitä, että tiedot ovat oikein.

Tavallisin virhe on ilmoittaa vaatimuksen täyttyvän ilman, että sitä voi myöhemmin todistaa. Jos tarjouspyyntö vaatii esimerkiksi kolme vastaavaa referenssiä viimeiseltä kolmelta vuodelta, tarkista ennen rastia, että sinulla on ne todella ja että ne ovat juuri pyydettyä tyyppiä. Virheellinen vakuutus voi johtaa tarjouksen hylkäämiseen myöhemmässä vaiheessa.

Toinen yleinen virhe on unohtaa ilmoittaa yritykset, joiden voimavaroihin tarjous nojaa. Jos käytät esimerkiksi kumppanin referenssejä tai liikevaihtoa täyttääksesi vaatimuksen, myös kumppanin pitää täyttää oma ESPD-lomakkeensa.

• Täytä lomake vasta, kun olet lukenut tarjouspyynnön soveltuvuusvaatimukset.
• Pidä todistukset valmiina: verovelkatodistus, eläkevakuutustodistus ja kaupparekisteriote pyydetään voittajalta nopealla aikataululla.
• Älä jätä kohtia tyhjiksi. Jos kohta ei koske yritystäsi, vastaa siihen silti.

AURE:n tekoälyanalyysi lukee tarjouspyynnön, kertoo mitkä soveltuvuusvaatimukset hankinnassa on ja vertaa niitä yritysprofiiliisi. Näet heti, täytätkö vaatimukset ennen kuin käytät tunteja lomakkeisiin. Analyysi listaa myös Suomessa tyypillisesti pyydettävät todistukset, jotta ne ovat valmiina, jos voitat.